O impacto fiscal do reembolso de despesas referentes ao trabalho remoto

O trabalho remoto já é realidade no mundo há tempos e, no Brasil, para regular a questão, a Reforma  Trabalhista (Lei 13.467/2017) acrescentou à Consolidação das Leis do Trabalho o CAPÍTULO II-A, dos artigos 75-A e seguintes, descrevendo o tele trabalho como prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologia de informação e comunicação.

Após a pandemia de Covid-19, que impôs o distanciamento social, o trabalho remoto passou a ser uma normalidade, principalmente para cargos que desempenhavam suas atividades apenas usando equipamentos tecnológicos, como telefone e computador com acesso à internet.

Com essa nova realidade, surgiram importantes questões que devem ser consideradas pelo gestor empresarial, como o reembolso de despesas arcadas pelo empregado, como compra e manutenção de equipamentos e dos gastos com a infraestrutura necessária, como luz e internet.

O artigo 75-D da CLT prevê que as disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito e que essas utilidades não integram a remuneração do empregado.

Com isso, o legislador diz ser de livre negociação entre empregador e empregado a responsabilidade pelos gastos acima referidos, não estando previsto que é uma obrigação exclusiva do empregador arcar com tais despesas. Diante disso, alguns empregadores passaram a estipular política interna sobre o tema, estabelecendo procedimentos para apuração dos gastos e fórmulas para pagamento.

A questão levou à consulta de contribuinte pessoa jurídica à Receita Federal sobre os impactos fiscais no reembolso das despesas que teve a Solução de Consulta 87 da Coordenação-Geral de Tributação (Cosit), publicada em 11 de maio de 2023.

A Cosit decidiu que os valores pagos para ressarcimento de despesas arcadas pelos empregados com internet e consumo de energia elétrica, em decorrência da prestação de serviços no regime de tele trabalho, não devem ser incluídos na base de cálculo das contribuições previdenciárias e do Imposto sobre a Renda de Pessoa Física. Mas, para a caracterização do aspecto indenizatório dos valores, o beneficiário deve comprovar as despesas, mediante documentação hábil e idônea, afastando, por conseguinte, a incidência do Imposto sobre a Renda de Pessoa Física.

Assim, os valores de ressarcimento de despesas ao empregado de gastos gerados pela sua atividade laboral, para que não sejam incluídos na base de cálculo das contribuições previdenciárias e do Imposto sobre a Renda de Pessoa Física, devem ser comprovados mediante documentação hábil e idônea.

Mesmo não havendo uma definição claro do que seja documentação hábil e idônea, o empregador deve buscar atender o estabelecido pela Receita Federal para evitar autuações e passivo judicial.

Gabriella Gaida | Sócia de Di Ciero Advogados